ใน Word มีฟีเจอร์ต่างๆ ที่จะเพิ่มความรวดเร็วในการจัดกับไฟล์เอกสารต่างๆ เช่น การใส่ประโยคที่ใช้ประจำโดยอัตในมัติ การค้นหาและแทนที่ข้อความ การใส่วันที่ปัจจุบัน หรือให้ Word อัพเดทวันที่ปัจจุบันให้ การใส่ชื่อไฟล์ในเอกสาร รวมไปถึงการใส่ Footnote และหมายเลขพร้อมคำอธิบายประกอบรูปภาพในเอกสาร
ใส่ประโยคที่ใช้ประจำโดยอัตโนมัติ
ถ้าเรามีประโยคที่ใช้บ่อย สามารถกำหนดให้ Word ใส่ประโยคเหล่านี้อัตโมมัติได้โดย
การแทรกข้อความ ที่กำหนดไว้ใน AutoText
- คลิกเลือกข้อความที่ต้องการ (อาจเป็นประโยคที่ยาวหลายบรรทัดก็ได้
- เลือกเมนู Insert > AutoText
AutoText สำหรับกำหนดประโยคที่ใช้ประจำ - จากนั้นกดปุ่ม Add
- ลองพิมพ์ข้อความนั้น จะมีข้อความที่เรากำหนดขึ้นมา ให้กด Enter เพื่อให้ Word พิมพ์ข้อความนั้นได้เลย
Find & Replace ค้นหาและแทนที่ข้อความ
ถ้าเราต้องการแก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อความบางอย่างในไฟล์ Word เช่น เปลี่ยนชื่อ บริษัท เอบีซี จำกัด เป็น บริษัท บีซีดี จำกัด (มหาชน) ถ้าเราไล่แก้เอง ก็ต้องใช้เวลาที่มาก และอาจจะลืมแก้บางจุด ใน Word มีคำสั่ง Find & Replace ให้หาและแทนที่คำหรือข้อความที่เราต้องการ
- ใช้เมาส์คลิกลากบริเวณข้อความที่เราต้องการให้ค้นหา ถ้าต้องการให้ค้นหาทั้งเอกสาร ไม่ต้องเลือกข้อความใดๆ
- เลือกเมนู Edit > Replace หรือกดปุ่ม Ctrl+H พร้อมกัน
- จะมีหน้าต่าง Find & Replace ขึ้นมา
Find and Replace สำหรับค้นหาและแทนที่ข้อความ - ให้พิมพ์คำที่ต้องการให้ค้นหา (Find) และคำที่จะให้แทนที่ (Replace)
- ถ้าต้องการเปลี่ยนคำที่เจอทุกคำให้กดปุ่ม Replace All ถ้าต้องการค้นหาและเลือกเปลี่ยนทีละคำ ให้กดปุ่ม Find Next เพื่อค้นหาคำ จากนั้นกดปุ่ม Replace เพื่อเปลี่ยนคำ
- นอกจากนี้ยังสามารถกดปุ่ม More เพื่อกำหนดเงื่อนไขเพิ่มเติมในการค้นหา รวมถึงกำหนดรูปแบบของคำ เช่น สีหรือขนาดของฟอนต์ ได้ด้วย
ใส่วันที่ปัจจุบันใน Word
การแทรกวันที่ลงไปใน Word สามารถทำได้ง่ายๆ โดย พิมพ์วันที่ แล้วจะมีวันที่ขึ้นมาให้ โดยจะเป็นวันที่ตามรูปแบบที่เรากำหนดใน Control Panel > Regional & Language Options (Long Date)
โดยทั่วไปรูปแบบวันที่จะกำหนดเป็นภาษาอังกฤษ แต่ถ้าเราต้องการชื่อเดือนเป็นภาษาไทย หรือกำหนดรูปแบบอื่นๆ สามารถทำได้โดย
- เลือกเมนู Insert > Date and Time
- จะมีหน้าต่าง Date and Time ขึ้นมา
- ให้เลือกภาษาและรูปแบบวันที่ที่ต้องการ
การใส่วันที่ปัจจุบันแบบให้อัพเดทได้ - ถ้าต้องการให้มีการอัพเดทค่าวันที่อัตโนมัติให้คลิกเลือก Update Automatically
ใส่ฟิลด์ข้อความอื่นๆ
นอกจากวันที่แล้ว เรายังสามารถแทรกค่าต่างๆ ลงใน Word เช่น ชื่อและพาธของไฟล์ได้โดย
- เลือกเมนู Insert > Field
- จะมีหน้าต่าง Field ขึ้นมา ให้เลือก Field Name ที่ต้องการ ในตัวอย่างต้องการแทรกชื่อไฟล์ จะเป็นฟิลด์ FileName และคลิกเลือก Add path to filename เพื่อให้ใส่พาธเข้าไปด้วย เช่น D:\Data\document.doc
การใส่ฟิลด์ข้อความใน Word
เรียงลำดับข้อมูลใน Word
ถ้าเรามีลิสต์รายการอยู่ เราสามารถให้ Word เรียงลำดับรายการเหล่านี้โดย
- ใช้เมาส์คลิกคลุมลิสต์รายการที่ต้องการ
- เลือกเมนู Table > Sort
- จะมีหน้าต่าง Sort Text ขึ้นมา ให้กำหนดค่าที่ต้องการ โดย Ascending จะเป็นการเรียงลำดับจากน้อยไปมาก ส่วน Descending เป็นการเรียงลำดับจากมากมาน้อย
การเรียงลำดับข้อมูลใน Word
การใส่ Footnote
เราสามารถใส่ Footnote หรือ Endnote ใน Word ได้โดย
- นำเมาส์คลิกด้านหลังคำที่เราต้องการ Insert Footnote หรือ Endnote
- เลือกเมนู Insert > Reference > Footnote
- จะมีหน้าต่าง Footnote and Endnote ขึ้นมา
- เลือกกำหนดค่าที่ต้องการ จากนั้นกดปุ่ม OK
- Word จะใส่ Footnote เข้ามาให้ ให้พิมพ์ข้อความที่ต้องการ
การใส่ Footnote
Word จะแสดงหมายเลข Footnote ด้านหลังคำหรือประโยค และในด้านล่างของเอกสารจะแสดง Footnote ไว้ และถ้านำเมาส์ไปวางบริเวณข้อความที่มี Footnote จะมีรายละเอียดของ Footnote นั้นแสดงออกมา
การใส่หมายเลขและคำอธิบายประกอบรูปภาพ
ถ้าเอกสารของเรามีรูปภาพหรือตารางประกอบจำนวนมาก เราสามารถให้ Word ใส่หมายเลขและคำอธิบายประกอบรูป โดยให้รันหมายเลขแบบอัตโนมัติได้
- คลิกรูปภาพที่ต้องการ
- เลือกเมนู Insert > Reference > Caption
- จะมีหน้าต่าง Caption ขึ้นมา
- ให้เลือก Label ที่ต้องการ เช่น Figure หรือถ้าต้องการสร้าง Label ใหม่ให้คลิก New Label แล้วพิมพ์คำที่ต้องการ เช่น รูปที่ จากนั้นกด OK
การใส่หมายเลขและคำอธิบายประกอบรูปภาพ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น